BPMS: O que é e quais as vantagens de sua aplicação

Para você que está pensando em tornar sua empresa mais competitiva, a DM Consultoria apresenta o Business Process Management Suite/System, ou BPMS (em português, Suíte ou Sistema de Gestão de Processos de Negócio). Trata-se de um sistema cuja missão é automatizar a gestão do seu negócio, modelando, executando, controlando e monitorando os processos em geral.

O BPMS tem como objetivo (e daí extraímos as vantagens da sua aplicação) as seguintes funções:

• Mapear os processos de negócio – do início ao fim da demanda.
• Desenhar todos os fluxos e também os formulários eletrônicos.
• Definir o Workflow ou fluxo de trabalho. Delimitar as regras e os integradores do negócio.
• Monitorar as atividades e a transmissão de alertas em tempo real.
• Garantir que todos os processos estejam sendo executados e modelados de forma eficaz.

Todas essas ações reunidas devem contribuir diretamente para os objetivos da empresa. Mas apenas optar pelo BPMS não basta para tornar viável a otimização dos processos da sua empresa. A mudança exige paciência e pleno entendimento de todos os envolvidos, para que aconteça de forma organizada e eficaz. Uma gestão de processos eficiente demanda disciplina e persistência. Com esses elementos, e tendo uma visão clara do objetivo a se alcançar, as chances de resultados positivos são enormes.

Principais passos para a implementação de um BPMS de sucesso

Nós da DM Consultoria sabemos que o processo para implementação do sistema BPMS não é simples, por isso elaboramos alguns itens-chave com as etapas necessárias, desde o pré-planejamento até a execução plena:

• Reconhecer a importância, senioridade, papel e dedicação dos stakeholders (pessoas diretamente interessadas como clientes, investidores, acionistas e afins).
• Definir metas (SLAs, melhorias de performance e produtividade).
• Escolher a matriz de responsabilidades, de comunicação e escalation (entre todos os envolvidos: áreas da empresa, suporte operações, suporte de TI, parceiros/empresas externas).
• Integrar os sistemas desejados (acompanhando as ondas de implementação e as melhorias desejadas).
• Manter a disciplina da gestão de projetos, incluindo a definição das etapas críticas (chamadas de checkpoints), contemplando todos os stakeholders dentro de suas funções no projeto e fazendo um apontamento dos riscos.
• Validar as entregas em ambiente de homologação (validação do conteúdo, das funcionalidades e da performance (com stress test), validações internas e das demais áreas, contemplando diversas simulações nos processos).
• Controlar custos por atividades.
• Ter em mente que a implantação é um processo cíclico de melhoria contínua (definição de novos processos que deverão ser controlados).

Apesar de parecer um processo longo, e em alguns casos realmente demandar tempo, a implementação do sistema BPMS, ao automatizar seus processos, pode representar uma melhoria real de 15 a 20% no custo operacional. Esses números, a longo prazo, podem alavancar o seu negócio. Um bom gestor deve saber como e quando investir.

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