O que é gestão de processos?

Entende-se por gestão de processos o mapeamento das atividades cotidianas de uma empresa, mas a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores, incluindo e privilegiando as áreas operacional e financeira.

Para alcançar esse objetivo, é implantada uma metodologia que consegue gerenciar, de forma inteligente, todas as atividades por meio da gestão de processos, que foca, principalmente, nos resultados. Outro fator importante é que esse modelo visa diversas melhorias voltados à evolução e à redução de custos.

Os resultados são garantidos e a grande comprovação vem através dos indicadores de performance, que monitoram e controlam o negócio de dentro e por completo.

Os benefícios da gestão de processos

Como já vimos, muitas corporações utilizam a gestão de processos para rever, melhorar e estruturar a empresa como um todo. Para tanto, algumas estratégias, em grande maioria abrangentes e sistemáticas, são escolhidas para garantir a participação de todos os envolvidos. Confira os principais benefícios da gestão de processos:

  • enfoque no que interessa de fato na companhia;
  • implementação de estratégias organizacionais;
  • confere agilidade às atividades, ajudando na simplicidade e flexibilidade do negócio;
  • facilita o trabalho dos gestores através dos indicadores de desempenho;
  • cria e aplica abordagens diferenciadas;
  • auxilia a gestão de conhecimento do negócio, além de suas competências.

Como fazer com que essa abordagem seja eficiente

Partindo da premissa de que a abordagem de gestão de processos seja eficiente e também eficaz, de acordo com as atividades conduzidas, deduzimos que é necessária total interação de todos os processos com a meta de transformar o que entra na empresa em produtos de saída. Vale lembrar que a saída de um processo pode ou não significar a entrada de outro.

A sincronia dos processos de interação resulta em produtos de qualidade. Desde a entrada, onde são verificados os requisitos, chegando aos processos, em que se agregam valores, até a saída, que é o produto final.

Existem algumas questões-chave que permitem que a abordagem seja estabelecida dentro da corporação com sucesso e consistência, como conhecer o negócio e saber se todo ele funciona por processo; conhecer clientes e fornecedores; colaboradores cientes de suas tarefas; entender todos os resultados estabelecidos, desejados e divulgados.

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O diagnóstico organizacional é o primeiro passo para otimizar negócios

O processo de consultoria possui diversas etapas, mas, com certeza, a primeira delas é o diagnóstico organizacional, que também é capaz de auxiliar até uma simples assistência a assuntos técnicos. Ele oferece soluções precisas para o desenvolvimento e para o aprimoramento da companhia, fazendo com que o alcance seja satisfatório e proporcional em relação à eficiência.

Com essa descrição, pode-se abrir margens para pensar que o diagnóstico empresarial é um dos pilares da organização. Pelo contrário, trata-se apenas de um instrumento simples de coleta de informações, analisando externa e internamente. Ele é responsável por definir o perfil dos envolvidos e garantir a aplicação de ferramentas a todos os problemas identificados. Por isso, mesmo que seja simples, é preciso se ter cuidado ao realizá-lo.

Qual é o objetivo do diagnóstico organizacional

Em geral, o objetivo desta ferramenta é mostrar o quadro real e confiável de determinadas situação da empresa. A partir disso, é possível traçar realidades que levem segurança a metas que a empresa pretender bater.

Vale ressaltar que nada disso é válido se não houver um conhecimento em relação ao ambiente corporativo, pois tudo o que o gestor souber sobre a companhia será levado em consideração no momento da elaboração das estratégias de ação, assim como na intervenção do ambiente.

Como colocar o diagnóstico organizacional em prática

Muitos gestores precisam de ajuda de terceiros na hora de realizar o diagnóstico e colocá-lo em prática, o que requer a contratação de uma empresa de consultoria empresarial, garantindo total isenção nos resultados na avaliação.

O diagnóstico empresarial é feito através de um método que analisa a força, a fraqueza, a oportunidade e a ameaça de determinada empresa em relação ao mercado. Internamente, são verificados os pontos positivos e fortes, o que precisa de aprimoramento, o que pode ser limado ou melhorados e também os pontos fortes.

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Entenda melhor o que é planejamento estratégico

Todo administrador precisa entender o conceito de planejamento estratégico, pois ele é um dos instrumentos mais importantes na empresa, já que consiste num processo de gerenciamento persistente e contínuo em que os gestores determinam os parâmetros seguidos pela companhia, a longo ou a curto prazo.

Logo depois de definidos tais parâmetros, o planejamento estratégico também fica responsável por analisar as diretrizes diárias da empresa, além de buscar e fornecer aos gestores informações para auxiliar na tomada das melhores decisões para a corporação.

Como realizar e estabelecer o planejamento estratégico

A melhor forma de garantir um planejamento estratégico eficaz é se adiantar ao mercado, fazer previsões das tendências, focar nos objetivos, nas questões operacionais e na eficiência da empresa. O administrador se torna uma espécie de bombeiro que apaga os incêndios toda vez que um novo problema surge, mesmo que ele seja bem pequeno, além de sempre buscar a origem dele.

O próximo passo do gestor é estabelecer o planejamento e, para isso, são necessárias algumas providências básicas.

Entenda que toda empresa precisa de uma missão corporativa

Missão corporativa nada mais é que a razão de existir da companhia. Nela são definidos pontos como valores da empresa, perfil dos clientes, o que a empresa pode oferecer a eles, entre outras coisas. Esse é o primeiro passo para começar a estabelecer um planejamento estratégico totalmente eficaz.

Analise a situação da empresa como um todo

A segunda providência a ser tomada é analisar a situação da companhia como um todo, afinal, não se pode buscar objetivos que estejam fora do alcance para a empresa naquele momento. Isso ajuda a tomar decisões com segurança.

É necessário avaliar externamente, entendendo o mercado, bem como a concorrência, o que faz toda a diferença. Já com uma análise interna, os gestores precisam determinar os ativos patrimoniais através da implementação da gestão patrimonial. Quanto maior a companhia, maior será a determinação desses ativos.

Defina os objetivos da empresa precisamente

O terceiro passo é traçar os objetivos da empresa, focando naqueles que a empresa poderá alcançar, mas tomando cuidado para não desperdiçar todo o potencial da companhia com metas medíocres.

Crie as estratégias

O quarto passo é partir para ação! Esse é o momento em que os administradores irão planejar e atribuir as tarefas a todos os envolvidos, sempre focando no cumprimento das metas. Se o planejamento foi bem feito, juntamente com a análise de mercado, com a definição de objetivos reais e com a adoção de boas estratégias, com certeza o sucesso é garantido.

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