Por que criar um escritório de BPM na sua empresa

Muito temos falado ao longo dos nossos artigos sobre a importância do BPM para a gestão de processos da sua empresa. Criar um escritório dentro da companhia com o propósito de cuidar apenas destas ferramentas também traz diversas vantagens e ajuda na melhoria dos resultados, além de acarretar na redução de custos e na eficiência operacional através dos indicadores de qualidade.

Mas o que faria este escritório de BPM? Bom, para começar, ele seria o responsável pelo mapeamento, automatização e pela gestão de todos os processos, trazendo efetividade aos trabalhos.

Não está convencido? Confira alguns motivos para criar um escritório de BPM na sua empresa.

Relacionamento estreito com a alta direção

Apesar de ser um setor autônomo, o escritório de processos BPM deve ter uma relação direta com a alta direção da empresa, já que é ela quem responde por ele. Quanto melhor for este relacionamento, melhor o desempenho do escritório na busca de otimização e controle das atividades, sempre focando nas melhorias.

Liderança bem definida

Caso seja criado um escritório de BPM, é preciso designar alguém para sua liderança. Esta pessoa, além de exercer o papel de líder, deverá ser o canal de comunicação com todos os demais gestores que estejam precisando de suporte. Além disso, a definição de metodologias para todas as áreas da empresa ficará a cargo deste indivíduo, fazendo com que o levantamento de indicadores se torne muito mais fácil.

Profissionais focados

Como os funcionários deste escritório não precisam seu preocupar com as tarefas de outras áreas, eles têm uma visão mais ampla de cada processo e da organização de modo geral. Os analistas de processos, como são chamados, fazem a análise, o levantamento de requisitos e a modelagem de processos.

Especialistas capacitados

Como o gerenciamento de processos é sua principal função, os integrantes do escritório de BPM, na maioria dos casos, possuem formação específica no ramo e tempo de carreira. Isso inspira confiança aos demais departamentos, que podem contar com este setor sempre que precisarem.

Estratégias alinhadas

Como a equipe estará focada, ela terá mais facilidade em alinhar as estratégias da empresa, garantindo um padrão nas metodologias aplicadas e na coerência.

Visão dos resultados

É preciso que haja um tempo de operação do BPM para que os resultados comecem a aparecer, e essa é a perspectiva que todos os gestores devem ter em mente. Portanto, o escritório deve mostrar os benefícios da visão em longo prazo e deixar bem claro que as cobranças imediatas devem ser evitadas a fim de garantir os benefícios para a empresa.

Multidisciplinaridade

É um dos deveres do escritório de processos transmitir à equipe as contribuições da alta direção para o trabalho, além de permitir a análise e buscar a aprovação dos indicadores apresentados.

Menos conflitos

Também é papel do escritório de BPM a intermediação das demandas entre os diferentes setores da companhia, centralizando decisões e atuando ativamente nas escolhas necessárias para o atendimento dos objetivos estratégicos da empresa, tomando cuidado para não privilegiar nenhum setor ou departamento.

Suporte às outras áreas

Esta é uma das melhores vantagens do escritório de BPM, já que ele auxilia os gestores com expertise e conhecimento, garantindo que tudo seja feito de maneira correta.

Retorno sobre o investimento

Em um período de médio e longo prazo, a empresa perceberá o retorno sobre a verba investida, com a redução de custos, melhor funcionamento entre os setores, aplicação de informações estratégicas e índice de erros menor. Tudo isso pode e será revertido em resultados organizacionais.

Depois de tantos benefícios, acho difícil que você não esteja convencido. Caso queira mais um estímulo, entre em contato conosco e entenda o trabalho da DM Consultoria!

É possível otimizar o trabalho em equipe?

Se tem uma coisa que gera dúvida entre os gestores, com certeza é se o trabalho em equipe pode ser otimizado e eficaz. Bom, primeiramente, sim, é possível. Entretanto, o sucesso não segue nenhuma receita, mas existem alguns mecanismos que facilitam o trabalho em equipe, tornando-o mais otimizado e efetivo no que tange à prestação de serviços.

Ferramentas de BPM oferecem alguns benefícios que facilitam o dia a dia das empresas, principalmente porque elas permitem o registro de SLAs, que nada mais são do que acordos de nível de serviço, responsáveis por otimizar o serviço e o cumprimento de itens nele registrados. Entretanto, para garantir que o SLA seja bem executado, é necessário o Acordo de Nível Operacional, uma ferramenta que facilita o controle das metas acordadas e que é aplicada à gestão de pessoas e equipes.

Conhecida como OLA, este acordo determina prazos para as etapas de serviço, além dos processos a serem cumpridos e a responsabilidade de cada um da equipe, gerando integração e cooperação entre os colaboradores envolvidos.

Como uma ferramenta consegue otimizar o trabalho em equipe?

Nem toda ferramenta de BPM tem o poder de melhorar o trabalho em equipe das empresas, por isso, é necessário que ela tenha alguns requisitos básicos, como:

  • a definição dos Acordos de Nível de Serviço, que são imprescindíveis para definição das etapas de serviço;
  • relatórios e indicadores para auxiliar a gestão;
  • possibilidade de criação de alertas visuais;
  • execução de ações proativas;
  • escalonamento das tarefas;
  • cumprimento de prazos.

Há registros de que a implementação de uma ferramenta de BPM tem colaborado significativamente para o controle operacional do negócio, já que o índice de cumprimento de prazos tende a melhorar.

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Monitore seus processos através do BAM

Conhecido pela sigla BAM, o Business Activity Monitoring (Monitoramento de Processos de Negócios) é uma ferramenta que tem ganhado cada vez mais espaço no corporativismo mundial, pois é considerada uma solução excelente para o acompanhamento do curso das ocorrências nos processos de negócio, de forma mais simples, transparente e objetiva.

O objetivo do BAM é monitorar os processos de negócio da empresa face aos indicadores de gestão que ela gera, utilizando um painel de controle (dashboard), em que os gestores terão um acompanhamento completo destes processos. O acesso também é liberado em tempo real aos responsáveis, que ajudam a identificar atrasos nos prazos, desvios no planejamento inicial e outros imprevistos.

Estas informações são representadas através de elementos intuitivos, como gráficos, tabelas, mapas, cartões e até velocímetros, que tornam a leitura mais simplificada, além de permitir uma assimilação quase instantânea dos dados.

Entretanto, é de extrema importância que o sistema de BPM usado pela empresa ofereça um editor de BAM mais flexível, já que o analista de processos precisará criar seus painéis de forma personalizada. Portanto, garanta que o painel de controle tenha um formato sensível às necessidades de monitoramento dos processos, pois assim o gestor consegue assimilar diversas informações numa única tela, evitando o excesso de cliques.

Benefícios do BAM durante o monitoramento

Os benefícios do BAM são inúmeros para a empresa, pois, através dele, é possível controlar o fluxo de trabalho das responsabilidades com mais transparência. Além disso, as vantagens também incluem:

  • mensuração do tempo de execução das atividades;
  • observância do cumprimento de prazos;
  • redução de custos e riscos operacionais;
  • comunicação de objetivos, metas e resultados;
  • promoção do engajamento da equipe.

Sua empresa precisa melhorar o acompanhamento de processos e otimizá-los? Procure uma empresa confiável para te ajudar, como a DM Consultoria, empresa líder em gestão de processos. Saiba mais sobre nosso trabalho agendando sua reunião!

5 Passos para concluir a otimização de processos da sua empresa

Acredita-se que o maior desafio das corporações nos dias atuais é fazer a produção aumentar e os gastos diminuírem. Para que o crescimento seja significativo, as empresas precisam encontrar meios de melhorar seus processos para que estes objetivos sejam alcançados com consciência e planejamento.
Entretanto, não adianta um alto investimento de recursos e tempo, assim como não importa quantas ferramentas e tecnologias sejam usadas, se não houver um processo eficiente, os resultados não se mantêm de forma contínua. Por isso a otimização de processos é muito importante.

O que é otimização de processos?

A otimização de processos é uma etapa cujo maior propósito é reduzir ou eliminar qualquer gasto desnecessário, seja de tempo ou de dinheiro, além de diminuir o índice de erros. Assim, atinge-se o objetivo real num período bem menor. Saber para o que serve a otimização não é o mais importante, é preciso entender quais são os passos para se chegar a este fim e isso veremos a seguir.

1 – Identificação

A primeira coisa a se fazer é identificar qual é o melhor tipo de otimização de processos para o seu negócio, averiguando qual processo custa mais que o necessário e lhe traz mais dores de cabeça ou insatisfação com os clientes ou consumidores. Depois, determine qual é o real foco dele através de perguntas simples como:

  • Qual o começo e o fim deste processo?
  • Ele possui um objetivo final? Qual?
  • Quais os resultados esperados?
  • Quantos e quais colaboradores e setores estão envolvidos?
  • O processo engloba quais atividades?
  • Que tipo de informação circula entre os passos?

2 – Reformulação

Respondidas estas questões básicas, chegou a hora de fazer um mapeamento levando em consideração a maneira pela qual os processos são realizados e como a fluidez deles se darão. Para isso, temos mais uma sessão de perguntas, para você e sua equipe:

  • Como acontece a condução deste processo?
  • Dá para melhorar?
  • Quanto material (se houver) é utilizado?
  • Qual é a estimativa de tempo para que o processo seja finalizado?
  • Há retrabalho? Quanto tempo gasto nele?
  • Se houver, em que etapa o processo se paralisa?

Cada um desses detalhes são de extrema importância e por isso é imprescindível ter uma visão micro e macro de todas as etapas do processo. Através deste exercício, você consegue mensurar quais são as tarefas dispensáveis.

3 – Implementação

Depois de verificar todas as possibilidades de mudança e de conhecer a fundo o processo como um todo, você consegue determinar quais setores precisam de uma melhoria drástica. Então, chega a hora de implementar o processo de forma otimizada.
Os objetivos da otimização devem ser adotados por todos os envolvidos, que devem checar os resultados, reunir as informações necessárias e conferir se as evoluções são ou não positivas. Caso o time não se adapte e as coisas não saiam como o planejado, o que é possível, o processo deve ser retomado do zero.

4 – Automatização

Todos os processos que foram testados e aprovados devem ser automatizados para que haja uma redução significativa de gastos, prevenção de erros, extinção de desperdícios e aumento da produtividade. Não fazer isso é insistir na mesma receita de bolo e esperar que os resultados sejam diferentes. Automatização é uma das principais chaves para o sucesso da sua empresa!

5 – Monitoramento constante

Durante todas as etapas, o monitoramento é a ação mais importante de todas, mesmo depois da automatização, que apresentará, também, novos pontos de melhoria. Com o acompanhamento diário, você consegue identificá-los, reformulá-los, implementar outra otimização, automatizá-lo e assim por diante.

Uma empresa de consultoria pode lhe ajudar

Qualquer gerenciamento de processos é cíclico, ou seja, não basta ser realizado apenas uma vez, pois as soluções serão temporárias. Isso deve estar embutido na cultura da corporação e contribuir para a motivação de funcionários e satisfação dos clientes.
Contudo, sabemos que na maioria das vezes o processo é lento e difícil, mas a DM Consultoria oferece as melhores soluções em otimização e gestão de processos e pode lhe ajudar com o que a sua empresa precisar. Agende uma reunião e conheça melhor o nosso trabalho!

Por que o mapeamento de processos pode ser indispensável

Um dos maiores desafios dos gestores, seja de empresas pequenas, médias ou grandes, é organizar todas as suas áreas de forma perfeita, mais especificamente os setores financeiros, fiscais, contabilidade e de gestão estratégica. Mas a DM Consultoria, empresa líder de gestão de processos, lhe apresenta uma possível solução: o mapeamento de processos.

Através desta estratégia, você consegue organizar e ampliar sua capacidade de gestão, garantindo mais agilidade organizacional. Além disso, entender e mapear todas as ações da empresa são imprescindíveis para manter a saúde da empresa, já que o gestor compreende com total clareza a sequência das ações e consegue gerir todas as atividades, bem como definir as métricas. Dessa forma, o resultado se torna muito satisfatório e você bem mais capaz de lidar com toda rotina administrativa de forma mais eficaz.

Principais benefícios do mapeamento de processos

Os benefícios do mapeamento de processos são inúmeros e o bom desenvolvimento é tão notável que os clientes também notam um aumento na qualidade dos serviços prestados. Entretanto, a primeira vantagem é, sem dúvidas, a redução significativa nos custos já que o desperdício é quase extinto.

O segundo maior benefício é conseguir montar uma base sólida e delegar os passos de forma mais coesa e coerente, tanto na organização quanto na operação. Com um mapeamento contínuo de todos os processos, os gestores conseguem:

  • delimitar com mais clareza o escopo do projeto;
  • explicar aos colaboradores toda a importância desta padronização;
  • enxergar a situação atual da empresa e traçar um plano de resolução ou otimização;
  • fazer a identificação dos desperdícios;
  • embasamento para planejar o futuro;
  • estabelecer um plano de implementação;
  • garantias de transparência no fluxo administrativo;
  • manutenção da saúde financeira da corporação;
  • melhoria no diálogo entre os setores.

Criar um manual pode ajudar na adaptação

Com a criação do fluxograma de projetos, seus colaboradores podem sentir-se confusos, além de confundir também todos os processos administrativos. Por isso, orientamos aos nossos clientes o desenvolvimento de um manual, orientando a cada funcionário envolvido no projeto como agir.

Quer saber mais sobre o mapeamento de processos? Entre em contato com a DM Consultoria e agende sua reunião agora!

O que é BPM?

Todos aqueles que estão inseridos no mundo dos negócios já ouviram falar na sigla BPM, que significa Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, em tradução livre, mas poucos são aqueles que entendem realmente do que se trata. Pois bem, BPM é uma filosofia cujo objetivo principal é melhorar a eficiência através de uma gestão competente de processos e isso é feito por meio de um conjunto de práticas e soluções que visam atender às demandas do dia a dia.

Como funciona o BPM?

Para começar, é preciso definir uma estratégia corporativa que irá atuar nos desenhos dos processos que deverão ser modelados, automatizados, integrados, monitorados e otimizados constantemente.

Logo após, é preciso que se escolha um segmento de software, que tratará do gerenciamento de forma mais adaptada e flexível. Isso é muito importante, pois, sistematizando os processos organizacionais individuais e complexos, tudo se torna mais fácil no âmbito corporativo.

Ou seja, falar sobre BPM é o mesmo que admitir que é possível gerir uma empresa em tempo real, ajudando as corporações centradas em processos com ferramentas que facilitam as tomadas de decisões, bem como a administração como um todo, incluindo as partes operacional, de controle e a automatização dos processos.

Principais benefícios do BPM

Além de tudo o que foi citado anteriormente, temos mais alguns benefícios do Business Process Management para listar.

Desperdício completamente reduzido

Com o BPM, o desperdício é completamente reduzido e até exterminado em alguns casos e não só de recursos e de dinheiro, mas também de tempo e esforço da equipe. Isso acontece, pois os processos são escaneados, entendidos e visualizados com mais facilidade, atingindo uma eficiência bem maior.

Vale ressaltar que, para consertarmos algo, precisamos entender como isso funciona. Através do BPM, é possível fazer um mapeamento de processos, em que todos os passos, participantes e informações são organizados. O resultado disso é uma alocação assertiva dos recursos e a remoção de tarefas redundantes, cortando os desperdícios.

Aumento na lucratividade

Aliado à redução de custos está o aumento na lucratividade. Se o processo está sob controle, os desperdícios estão reduzidos ou acabaram, a certeza de que nenhum passo desnecessário será tomado, os lucros só tendem a aumentar.

Para isso, toda a empresa deve estar em consonância e os objetivos bem traçados. Seguindo estas dicas, a produtividade é certa.

Visibilidade e maior controle

Como o BPM age de acordo com a automação de processos, todos os passos se tornam bem mais efetivos e otimizados, com pouco contato com as pessoas e com muito mais transparência. Uma vez que os processos se tornam automáticos, todo o time pode visualizá-los e entendê-los. O gestor tem acesso a todas as informações e a todos os passos dele. Isso gera mais organização, transparência e eficácia dos resultados.

Comunicação melhorada

Também relacionada ao fator anterior está a comunicação. Quantos funcionários não reclamam da falta de informações e da falta de informações sobre o que é ou não esperado deles, bem como da pouca integração com outros setores. O BPM chega para mudar drasticamente esse quadro, já que todos têm acesso aos processos e à atualização mais regular.

As funções também são definidas com mais clareza, fazendo com que os colaboradores se sintam mais motivados e o trabalho seja mais organizado.

O BPM traz segurança

Já pensou ter tudo sob controle na sua empresa? Com o Business Process Management, gerentes e acionistas poderão monitorar e fiscalizar tudo o que acontece no processo. Além disso, é possível documentar e implementar novas políticas internas, garantindo mais segurança ao ambiente corporativa.

Procure a DM Consultoria e entenda mais sobre o BPM

Implementar o BPM não é uma tarefa das mais fáceis e os benefícios podem começar a aparecer no longo prazo, porém, eles são duradouros e extremamente confiáveis. A DM Consultoria, líder em gestão de processos, pode lhe ajudar nesta jornada. Entre em contato e agende uma reunião!