A DM Consultoria lança seu primeiro e-book

É com imenso prazer que a DM Consultoria, empresa de gestão de processos, anuncia que o seu primeiro e-book já está no ar! E como temáticas principais, escolhemos dois assuntos que muito têm a ver com nossa expertise: BPMS e Contact Center.

Bastar ir até a página do e-book “BPMS e Contact Center: A automatização de processos a favor da sua empresa”, cadastrar o seu e-mail e um link para download será enviado diretamente para sua caixa de entrada. E o melhor: você não paga nada para baixar.

Por que baixar o e-book da DM?

Temos 20 anos de experiência em gestão de processos e, além de atendermos a diversos clientes importantes, incluindo as maiores administradoras de shoppings centers no país, também desenvolvemos nossa plataforma exclusiva (Suíte WiseIt). Através dela, provemos soluções de BPMS e para Contact.

Pensando em nossos clientes atuais e potenciais, desenvolvemos este e-book com descrições detalhadas de como implementar o BPMS de forma bem-sucedida na sua empresa, explicamos por que a automatização de processos é importante e traz benefícios como redução de custos, e também oferecemos dicas sobre o Contact Center e a melhora da relação entre empresa e cliente.

Quer saber mais? Faça o download e confira! Para mais informações sobre nossos serviços e cases de sucesso, agende uma reunião conosco.

Como unir a administração estratégica ao BPM

Um dos conceitos mais importantes no mundo corporativo é o de administração estratégica, que nada mais é do que uma metodologia gerencial que torna possível o estabelecimento de direções a serem seguidas pela organização. Além disso, ele tem como objetivo principal aumentar o grau de interação com o ambiente.

Depois de definido o direcionamento que a companhia deverá seguir, é a hora de estudar como os processos contribuem para o alcance desse direcionamento. Isso envolve uma série de fatores, incluindo a percepção de como cada processo agrega valor às entregas finais do consumidor ou cliente final. Pensando nesse contexto, fica cada vez mais evidente a necessidade de melhorar as ações. Isso leva ao uso da ferramenta de BPM, que facilita de forma considerável a execução de várias etapas da tarefa.

Veja como o uso do BPM faz a diferença junto com uma administração estratégica e como ele se enquadra em diversas fases de um projeto.

O BPM na determinação da estratégia

Geralmente, o plano estratégico inicial envolve a análise dos ambientes externo e interno, com a busca de forças e fraquezas de sua empresa e posterior diagnóstico de como usá-las a favor da corporação. Nada melhor do que um programa de BPM funcional e amigável para a realização dessas análises, garantindo que as informações sejam atualizadas de forma automática e confiável. Além disso, com a ferramenta, é possível consultar gráficos e relatórios com informações estratégicas com muito mais rapidez.

Alinhamento da estratégia com os gestores envolvidos

Quando o processo é automatizado, fica muito mais fácil comunicar-se e disseminar a decisão de todos os gestores para a equipe gerencial, que deve entender plenamente as bases e os dados nos quais a diretrizes foram firmadas. As informações chegam aos interessados de forma mais rápida, evitando que haja alguma falha de comunicação.

Acompanhamento constante

A administração estratégica exige acompanhamento contínuo. Então, logo depois de definidos os objetivos e como alcançá-los, é importante que o monitoramento das ações seja constante. E como fazer isso? Com o sistema de BPM, os gestores não só conseguem acompanhar o processo, como também pode redesenhá-lo caso algo não esteja saindo como planejado.

Para desfrutar de todas as vantagens do BPM, é preciso optar por um sistema que ofereça todos esses benefícios. A DM Consultoria, empresa de gestão de processos, possui uma ferramenta exclusiva para este fim. Agende sua reunião e saiba mais!

O que é melhoria de processos?

Tudo que tenha a palavra “melhoria” no nome parece uma boa ideia, não é? Independentemente se for na área corporativa ou não. O mesmo acontece com a melhoria de processos. Muitos gestores se animam em implementá-la, mas nem sabem o que significa esse conceito.

Então explicamos: a melhoria de processos é um mecanismo de ajuste para que tudo funcione de forma controlada, desde o início até o fim de determinada tarefa. Ele funciona através de análise, ou seja, os responsáveis devem compreender todo o processo para fazer uma avaliação mais completa do que ele precisa e, assim, colocar em prática o conceito de melhoria de processos.

A melhor forma de analisar um processo de forma mais eficiente e eficaz é fazendo um mapeamento inicial, no qual você pode desenhar o gráfico do processo e todas as suas etapas. Isso torna possível prever ou visualizar onde ocorre algum atraso ou gargalo.

Como implementar a melhoria de processos?

Logo após a análise, o segundo passo é fazer a modelagem do processo. Para isso, é preciso que o responsável tenha a resposta para as seguintes perguntas:

  • Como ele acontecerá?
  • Qual a melhor forma de realizá-lo?
  • Como encontrar o melhor resultado, da maneira mais rápida e mais barata para a empresa?

Para respondê-las, é necessário que a equipe inteira participe, dando opiniões e sugestões.

Depois da modelagem, chega o momento da execução. Ou seja, é a hora de colocar em prática tudo o que foi debatido pelos envolvidos. Durante essa etapa, é preciso também ter visão estratégica para analisar as ideias inseridas e, se necessário, sugerir novas propostas para o processo.

Além disso, o monitoramento é muito importante, pois as ações podem dar certo num primeiro momento, mas sempre há a possibilidade de precisarem de novas otimizações.

O processo de melhoria de processos funciona muito melhor se eles forem automatizados com o uso de um BPMS. A DM Consultoria, empresa de gestão de processos, possui um sistema exclusivo, o WiseIt, para atender a essas demandas de forma mais eficiente. Conheça nosso trabalho agendando uma reunião!

Entenda a modelagem de processos de negócios

Considerada a representação gráfica do processo e de todos os seus passos, a modelagem de processos de negócios é parte da metodologia de BPM e é imprescindível para o crescimento da empresa. Neste artigo exclusivo da DM Consultoria, vamos dar exemplos e explicar como implementar esse sistema na sua companhia.

Exemplo de modelagem

Antes de mais nada, é preciso delimitar o escopo do projeto. Isso é essencial, pois a demarcação clara dos limites do processo ajuda na definição dos objetivos a serem alcançados.

Vamos supor que um e-commerce queira mudar o layout do seu site. A primeira etapa é entender o presente da empresa, como o cliente usa aquele canal, qual é a ordem das ações, onde ele clica. Depois, é preciso pensar em todos os passos levando em consideração as informações levantadas na etapa anterior. Monte um diagrama com as próximas atitudes a serem tomadas, pois o modo visual oferece mais clareza ao projeto e ajuda a identificar se há erros e onde eles estão. Depois desse lento (porém necessário) processo, as melhorias podem ser implementadas e monitoradas para garantir sua eficácia.

Como implementar a modelagem de processos de negócios

Existem alguns passos básicos a seguir quando se pretende modelar um processo, incluindo:

  • verificar como o processo está no momento;
  • baseando-se no conhecimento de todas as pessoas envolvidas e nas simulações feitas, revisar, analisar e iniciar o processo de atualização;
  • fazer um desenho de como o projeto deveria funcionar;
  • testar, com base em situações do cotidiano, e implementar as mudanças;
  • nunca parar de aperfeiçoar, e a melhor maneira de fazer isso é monitorar com atenção o novo modelo.

Modelar de forma eficaz os processos de sua empresa traz inúmeros benefícios, como redução de desperdícios e custos, melhora na comunicação interna, aumento da produtividade e muito mais. A DM Consultoria é uma empresa de gestão de processos que oferece diversas soluções em BPM. Para conhecer mais sobre nosso trabalho, agende uma reunião conosco!

O uso das redes sociais no Contact Center

As redes sociais estão em constante processo de evolução, e é natural que o seu relacionamento com os clientes nas redes também siga por esse caminho. A presença digital permite um contato mais dinâmico, personalizado e amigável com o cliente. Pelo Facebook, Instagram, Twitter e outros, é possível uma aproximação mais pessoal. Em alguns casos, é possível até mesmo empregar uma linguagem mais informal, porém sem perder o viés de negócio.

É função do SAC 3.0 (Serviço de Atendimento ao Consumidor Personalizado) buscar personificar a empresa, deixando de lado a formalidade, fazendo com que o internauta enxergue a empresa como um parceiro e não como um mero prestador de serviços. Isso alavanca referências positivas à marca, que alimenta os laços sociais, fidelizando o cliente.

Contornando crises e ganhando seus clientes

Outro ponto positivo do uso das redes sociais nas funções de Contact Center é no caso de uma gestão de crise. As reações, tanto dos clientes quanto dos atendentes, são atenuadas pela ausência da emoção da entonação de voz. Isso faz com que as respostas sejam melhores formuladas, dando tempo para o atendente tomar a melhor decisão ao responder os questionamentos. De qualquer forma, é preciso que toda a equipe seja treinada, e que seja capaz de transformar situações adversas em situações resolvidas.

Quando um cliente tem um problema resolvido, ao invés de ficar decepcionado com o problema, ele se sente importante por ter sido bem atendido. Além de não perdê-lo, a marca ainda poderá ganhar boas referências no meio digital, onde elas se propagam de maneira rápida.

No entanto, é preciso entender que uma equipe despreparada tem o efeito contrário, e um poder ofensivo ainda maior. Quando um cliente sai desacreditado de um contato via rede social, além da perda do negócio, haverá uma promoção negativa que pode afetar todo o posicionamento da companhia. Por isso, é fundamental que todos os processos da empresa sejam compreendidos pelos atendentes, e que estes sejam autônomos entre si.

Use as novas ferramentas a seu favor e capacite sua equipe para conquistar e trazer mais clientes. As redes sociais são essenciais para a visibilidade da sua marca, e a forma como você se relaciona com seus clientes no universo da web é pesquisada e levada em consideração pelo consumidor.

Procurando uma empresa que te aproxime do seu cliente? A DM Consultoria é uma referência em gestão de processos e pode te ajudar a alavancar sua marca. Agende uma reunião!

Quer saber mais? Fique ligado no E-book da DM Consultoria. Lançamento em breve!

O que é Contact Center?

Para falarmos sobre Contact Center, devemos pensar no assunto como uma evolução. Esse sistema é peça-chave na gestão de processos de empresas que têm um setor comercial em atividade crescente.

Com a abrangência da tecnologia e a expansão dos canais de comunicação, não basta, para uma empresa, debruçar-se sobre o contato telefônico como único meio de acelerar soluções de problemas, iniciar vendas, fazer contatos pós-venda ou qualquer outra necessidade operacional de contato direto com seu cliente. Os Contact Center são, assim, uma evolução natural dos Call Center.

Isso, entretanto, não exclui a importância do contato via telefone. O que acontece é que as atribuições não se estabelecem apenas por esse meio, que ficou um tanto maculado com um serviço inoportuno ou mesmo sem eficiência.

Foram muitos anos de erros e acertos até as empresas entenderem que era preciso colocar nas mãos de profissionais capacitados a operação complexa de atendimento dos Call Centers. A ampliação das atividades e criação de novos métodos de comunicação melhoraram o contato empresa-cliente e trouxeram resultados positivos.

Diferentes níveis de operações

Assim como nos antigos Call Centers, há uma clara divisão dentro dos Contact Centers.

Operação Ativa

Também conhecida como outbound, é a forma de contato em que a empresa faz contato com o cliente para fazer uma abordagem de vendas, pesquisa de satisfação ou qualquer outra necessidade.

Operação Receptiva

Também conhecida como inbound, é a forma de contato em que a empresa está disponível para receber o contato do cliente. Nessa pluralidade de possibilidades de contato do Contact Center, destaca-se o menor tempo de espera por parte do cliente, o que torna a operação mais assertiva.

Operação Mista

Também conhecida como Blended, é a operação na qual a empresa tem as duas formas de contato, inbound e outbound, tornando mais eficiente o atendimento ao cliente.

Possibilidades do Contact Center

Em um Contact Center é possível ser mais eficiente, pois há a possibilidade, por exemplo, de atender mais de uma pessoa em um chat, e-mail ou mesmo SMS. São contatos mais estreitos e que permitem, por parte do profissional, atender de forma menos robótica o cliente insatisfeito ou que demanda por alguma informação. Além disso, essas formas de contato não obrigam o cliente a dedicar seu tempo exclusivamente ao contato com a empresa, o que facilita a receptividade e a eficiência do atendimento ou abordagem.

Independentemente da forma de operação (ativa, receptiva ou mista), é extremante importante alinhar uma abordagem mais informal com o cliente sem perder a noção do negócio. Um setor de Contact Center otimizado rende ao gestor um controle absoluto dos processos em andamento. Isso significa economia de tempo e dinheiro.

A sua empresa está precisando evoluir com o setor de Contact Center? A DM Consultoria pode te ajudar! Somos especialistas em gestão de processos, com anos no mercado corporativo. Agende uma reunião!

Entenda o SAC 3.0

É sabido que o SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente) é o setor responsável por todo o atendimento, que deve sempre ser realizado por pessoas que entendam dos assuntos inerentes às operações das empresas. No modelo tradicional, realizado por contato telefônico, há uma eficiência quando o cliente em questão não tem habilidade com as novas tecnologias e enxerga no telefone uma ferramenta mais rápida para solução dos seus problemas.

Entretanto, nos Contact Center, essa é apenas uma metodologia de contato. Uma das melhores inovações dos Contact Centers é a possibilidade de SAC 3.0, que são os serviços de atendimento ao cliente realizados nas plataformas digitais como Facebook, por exemplo.

É uma realidade que, hoje em dia, as pessoas estão cada vez mais conectadas. Em seus perfis pessoais, por exemplo, o consumidor usa plataformas virtuais para solucionar problemas, dúvidas ou mesmo contratar serviços. É crescente o número de consumidores que procuram empresas e serviços pelas redes sociais em vez de realizar uma ligação para um Call Center. O contato telefônico não é atrativo para as novas gerações.

Vantagens do contato mais pessoal através do SAC 3.0

Com o SAC 3.0, nenhum tipo de contato é perdido. Nele, as mensagens enviadas pelo cliente podem ser respondidas posteriormente pela empresa, criando uma rotina de respostas personalizadas. Retirada a impessoalidade do atendimento, cria-se um ambiente mais capaz de solucionar a demanda, freando o imediatismo dos contatos telefônicos, nos quais o cliente, às vezes exaltado com algum problema, simplesmente exige uma resposta imediata, que nem sempre é possível.

Essa pessoalidade inerente aos contatos realizados por redes sociais atende bem às novas demandas. Os clientes das novas gerações não querem seus problemas misturados a outros, eles querem que a empresa os enxergue como indivíduos com necessidades específicas, personalidades diferentes e que não procuram soluções padronizadas. O contato, seja ele passivo ou ativo, seja por chat, e-mail ou qualquer outra metodologia que utilize as plataformas digitais, deve ser o mais personalizado possível.

Essa é a nova realidade do Serviço de Atendimento ao Consumidor. Uma boa gestão de processos passa por entender os anseios de seus clientes e se adequar a novos cenários. É primordial implementar em seus Contact Centers uma nova postura para satisfação do seu consumidor final.

Quer saber como falar com seu cliente de forma mais eficaz? A DM Consultoria é líder em gestão de processos e pode te ajudar. Agende sua reunião!

BPMS: O que é e quais as vantagens de sua aplicação

Para você que está pensando em tornar sua empresa mais competitiva, a DM Consultoria apresenta o Business Process Management Suite/System, ou BPMS (em português, Suíte ou Sistema de Gestão de Processos de Negócio). Trata-se de um sistema cuja missão é automatizar a gestão do seu negócio, modelando, executando, controlando e monitorando os processos em geral.

O BPMS tem como objetivo (e daí extraímos as vantagens da sua aplicação) as seguintes funções:

  • Mapear os processos de negócio – do início ao fim da demanda.
  • Desenhar todos os fluxos e também os formulários eletrônicos.
  • Definir o Workflow ou fluxo de trabalho. Delimitar as regras e os integradores do negócio.
  • Monitorar as atividades e a transmissão de alertas em tempo real.
  • Garantir que todos os processos estejam sendo executados e modelados de forma eficaz.

Todas essas ações reunidas devem contribuir diretamente para os objetivos da empresa. Mas apenas optar pelo BPMS não basta para tornar viável a otimização dos processos da sua empresa. A mudança exige paciência e pleno entendimento de todos os envolvidos, para que aconteça de forma organizada e eficaz. Uma gestão de processos eficiente demanda disciplina e persistência. Com esses elementos, e tendo uma visão clara do objetivo a se alcançar, as chances de resultados positivos são enormes.

Principais passos para a implementação de um BPMS de sucesso

Nós da DM Consultoria sabemos que o processo para implementação do sistema BPMS não é simples, por isso elaboramos alguns itens-chave com as etapas necessárias, desde o pré-planejamento até a execução plena:

  • Reconhecer a importância, senioridade, papel e dedicação dos stakeholders (pessoas diretamente interessadas como clientes, investidores, acionistas e afins).
  • Definir metas (SLAs, melhorias de performance e produtividade).
  • Escolher a matriz de responsabilidades, de comunicação e escalation (entre todos os envolvidos: áreas da empresa, suporte operações, suporte de TI, parceiros/empresas externas).
  • Integrar os sistemas desejados (acompanhando as ondas de implementação e as melhorias desejadas).
  • Manter a disciplina da gestão de projetos, incluindo a definição das etapas críticas (chamadas de checkpoints), contemplando todos os stakeholders dentro de suas funções no projeto e fazendo um apontamento dos riscos.
  • Validar as entregas em ambiente de homologação (validação do conteúdo, das funcionalidades e da performance (com stress test), validações internas e das demais áreas, contemplando diversas simulações nos processos).
  • Controlar custos por atividades.
  • Ter em mente que a implantação é um processo cíclico de melhoria contínua (definição de novos processos que deverão ser controlados).

Apesar de parecer um processo longo, e em alguns casos realmente demandar tempo, a implementação do sistema BPMS, ao automatizar seus processos, pode representar uma melhoria real de 15 a 20% no custo operacional. Esses números, a longo prazo, podem alavancar o seu negócio. Um bom gestor deve saber como e quando investir.

Ficou com alguma dúvida? Em breve a DM Consultoria lança seu primeiro e-book

Está interessado em implementar o sistema BPMS na sua empresa? Procure uma empresa confiável para te ajudar. A DM Consultoria é líder em gestão de processos. Saiba mais sobre nosso trabalho agendando sua reunião!

Como melhorar a comunicação da sua empresa

A comunicação de uma empresa com seus clientes é algo que requer atenção e muitos cuidados, por isso, é sempre importante investir em novos canais, como uma central telefônica para o serviço de atendimento ao consumidor, além da criação de SACs nas redes sociais, que ajudam a estreitar os laços e entender melhor o que o cliente espera da companhia. Não estamos negando que a comunicação externa seja importante, pois ela é e muito, mas focar apenas nisso pode fazer com que os gestores se esqueçam de como anda o relacionamento entre os funcionários.

De acordo com uma pesquisa recente realizada no Brasil, cerca de 80% dos colaboradores se sentem mal informados sobre o que acontece na empresa, enquanto 60% reclamou dos salários e dos benefícios. Ou seja, a maior insatisfação dos funcionários tem a ver com as falhas na comunicação.

Muitos gestores podem achar que é falta de interesse dos funcionários, entretanto, devemos admitir que a grande maioria das empresas não se preocupam muito com essa questão, a menos que comecem a ter prejuízos por causa de problemas comunicacionais.

A gestão de processos em BPM como forma de melhorar a comunicação interna

Seria um equívoco imenso esperar que seu negócio comece a apresentar falhas para investir na comunicação entre seus funcionários e gestores. Se você percebe insatisfação, pode ser a hora de repensar o modelo adotado e começar a olhar para novas metodologias que sejam mais modernas e eficientes, como o mapeamento de processos BPM.

A disciplina dos colaboradores é o que vai determinar o sucesso do fluxo de informações, se este for manual. Mas falhas existem e devem ser consideradas, afinal, são trabalhadores humanos e que não estão imunes a momentos de desatenção. Porém, isso é perigoso, pois pode comprometer o processo de forma grave. Através do mapeamento de processos em BPM, você melhora a comunicação entre as áreas.

Sendo assim, é essencial que se entenda quais são as falhas de comunicação no seu negócio para que você possa aplicar as ferramentas necessárias de forma mais rápida e eficiente.

O ideal é que você procure uma empresa que o ajude a entender a automatização de processos, como a DM Consultoria, referência em soluções de gestão de processos. Através do BPM, a organização e a sistematização das atividades da empresa melhoram significativamente, além de o sistema promover rápida detecção de não conformidade, reduzindo os custos administrativos e evitando que as informações se percam. Saiba mais sobre nosso sistema exclusivo, o WiseIt, agendando uma reunião conosco!

As vantagens da automação de processos

Para conseguir se manter no atual quadro competitivo em que as empresas brasileiras se encontram, existem alguns grandes desafios a serem superados, como a redução de custos, o aumento da produtividade, investimento em marketing etc.

Uma saída encontrada por grandes organizações é a automação de processos, que tem ajudado na eficácia e na redução das despesas. Mas do que se trata, exatamente?

O que é a automação de processos?

Automação de processos é a racionalização, otimização e automação dos processos-chave que fazem a empresa girar, visando ao corte de custos pela redução do trabalho, integrando aplicações (e, com isso, substituindo processos manuais) e tornando o tempo necessário para realizar as atividades cada vez menor.

Os pontos positivos na automação de processos

“E em que a automação de processos pode melhorar a minha empresa?”, talvez você esteja se perguntando. Segue uma lista das vantagens:

  • Otimiza os processos de produção, tornando o ciclo e o tempo de produção significativamente menores;
  • O processo pode ser rastreado em tempo real, possibilitando a previsão de entrega;
  • Permite a criação de um sistema de informação universal, uma vez que os bancos de dados de todas as áreas da empresa podem ser integrados. Assim, falhas na comunicação e erros são evitados;
  • Rápida obtenção de indicadores, com relatórios consolidados e a qualquer momento;
  • Auxilia na padronização da operação e dos indicadores de performance;
  • Reduz o trânsito e gastos com impressoras e papel, uma vez que tudo pode ser consultado de maneira digital;

A DM Consultoria pode te ajudar na automação de processos

Tornar toda a sua empresa automatizada requer o conhecimento e o auxílio de especialistas na área, para dar as melhores dicas e poder encontrar a melhor solução para a sua organização. Para isso, conte com a DM Consultoria, que é líder em gestão de processos, e tem orçamentos acessíveis. Agende uma reunião, entrando em contato conosco.

Como transformar o ultrapassado Departamento Pessoal num RH estratégico

Foi-se o tempo em que o setor de Gestão de Pessoas só precisava se preocupar com o número de funcionários da empresa e em cuidar da papelada. Na verdade, foi-se o tempo em que o setor de Gestão de Pessoas se chamava Gestão de Pessoas. Agora, a área de Recursos Humanos é muito além disso, ela atua com a gestão de processos. As maiores empresas deram novas funções para essa equipe, que tornou-se essencial para o bom desempenho da casa. Saiba como realizar essa transformação também na sua companhia.

Faça uma boa escalação do seu time

Antes de formar uma boa equipe para a sua empresa, é necessário entender do que ela precisa. Quais são os recursos humanos que estão escassos? No futebol, não seria muito eficiente contratar um bom e caro atacante quando a parte ofensiva do time já dá conta do recado, mas a defesa ainda é precária. O mesmo vale para a sua instituição. Mapeie a sua empresa, verifique o que está em falta e, só depois, supra.

Seja atrativo

Depois de entender o que a sua empresa precisa, é importante ser atrativo para quem vai chegar, principalmente se a vaga a ser ocupada tiver um número baixo de profissionais disponíveis no mercado de trabalho. Ninguém quer trabalhar num local com fraca reputação ou com poucas oportunidades de crescimento. Hoje em dia, nem sempre o salário é um fator determinante para a escolha do possível candidato.

Recompense seus funcionários

O salário pode não ser determinante, mas é um fator que chama atenção de muitos. Pesquisar qual é o salário médio de cada função é importante também para tomar conhecimento de quais áreas são as mais importantes. Além disso, é interessante oferecer benefícios que sejam atrativos ao funcionário, como assistência médica, transporte, alimentação… Porém, é necessário haver um equilíbrio entre o que a empresa deve fornecer e o que ela realmente pode oferecer. Prometer o que não se pode cumprir por não ter dinheiro suficiente em caixa pode gerar um efeito negativo ao bem-estar do ambiente corporativo.

Dê o que eles precisam (e mais um pouco) para trabalhar bem

Falando em bem-estar, é importante levar essa questão a sério. Lembra-se de que a empresa está lidando com humanos, que têm emoções, e que pequenos detalhes podem fazer toda a diferença para manter um clima agradável e menos estressante. Já não vale mais oferecer só o básico (ar-condicionado, banheiros e equipamentos que funcionem etc). Com o passar do tempo, os funcionários precisam ser cada vez mais mimados. Então, vale a pena pensar em atividades de estimulação em que haja recompensa, como campanhas de metas e resultados, além de deixá-los a par do que está acontecendo na casa. Assim, eles se tornam mais integrados e necessários ao time, e mais interessados em continuar.

A gestão de processos pensa além

Mesmo que um bom funcionário deixe a empresa, é possível fazer com que o seu trabalho continue gerando bons resultados com a gestão do conhecimento. Isso se dá documentando e preservando, em sistemas de comunicação confiáveis, as informações e conhecimentos passados por tal empregado. Com o passar do tempo, esse conhecimento pode ser passado a novos funcionários, sendo, assim, ampliado. Desta maneira, todos saem beneficiados.

Todos esses pontos citados acima são realizados de maneira eficiente quando se utiliza o BPM, o Gerenciamento de Processos de Negócios. Porém, não é tão simples aplicá-lo logo de cara. Para isso, é importante ter alguém em quem confiar, como a DM Consultoria, líder em gestão de processos. Entre em contato e entenda melhor como melhorar o desempenho da sua empresa.

Sugestões para redução de custos adicionais

Todo gestor precisa ao menos pensar em economizar. Porém, em tempos de crise, a redução de custos tem sido uma unanimidade. Como manter o mesmo ritmo da empresa sem comprometer com o que se tem em caixa ou até, num caso mais grave, precisar gerar demissões em massa? Aqui vão algumas ideias que nós, da DM Consultoria, sugerimos a você.

Redução de custos implica em pesquisa e pechincha

É necessário perder algumas horas (ou talvez até dias) pesquisando onde comprar. É como uma compra para o lar: procure por promoções e avalie os locais de compra com os melhores custos-benefícios. E, além disso, veja se é possível ter descontos ao comprar em grandes quantidades nesse local. Optar por materiais alternativos, mais econômicos e de performance parecida, também é válido.

Peça e estimule ajuda para reduzir os custos

Ninguém melhor que seus funcionários para saber como é o dia a dia prático da sua empresa. Faça um questionário coletivo, procure saber quais são as sugestões deles mesmos. Sabendo também da rotina prática da empresa, procure buscar por uma padronização dos processos. Assim, além de evitar a compra de materiais desnecessários, também há a agilização das atividades.

Ainda sobre a interação com os empregados, tente mantê-los informados sobre a situação atual da sua empresa, conscientizando-os que economizar também é um dever deles. Chame-os para essa causa. Que tal promover campanhas e, consequentemente, estimular a contribuição de todos?

Terceirizar é uma opção

Existem alguns setores, dentro da maioria das empresas, em que não é de vital importância que todas as tarefas sejam realizadas pelos próprios funcionários. Nestes casos, a sugestão é a terceirização. Segurança, cozinha, limpeza, atendimento de telemarketing etc. Na ponta do lápis, sai bem mais em conta solicitar que outras empresas realizem estes serviços.

Estude possibilidades mais ousadas

Talvez grande parte do custo gerado na empresa seja por conta de constantes idas à manutenção de suas máquinas. Renová-las, com a intenção de agilizar a produção e reduzir desperdício, é interessante.

Outra opção é mudar a empresa para um local onde gastos com logística, tributos, deslocamento de pessoas e absenteísmo possam ser diminuídos, promovendo a redução de custos a longo prazo.

 

A DM Consultoria, que é líder em gestão de processos, com suas técnicas de BPM pode te ajudar nesses estudos a fim de enxergar uma saída prática para a sua empresa economizar e continuar na ativa. Entre em contato e agende uma reunião conosco!

O que são os indicadores de produtividade e sua importância para a empresa

Uma pergunta que todo gestor se faz é como melhorar a produtividade de seus funcionários. Ou ainda, como medir o que eles estão rendendo e converter isso em melhorias para a empresa? O que muitos não sabem é que existem indicadores de produtividade eficazes e que podem contribuir com o desenvolvimento de sua companhia.

O que são e como funcionam os indicadores de produtividade?

Antes de mais nada, é importante entender o que são esses indicadores de produtividade e como eles podem ajudá-lo. São ferramentas utilizadas na gestão de negócios, com a intenção de avaliar o quanto os processos nas empresas são eficientes e qual seu rendimento, servindo assim para calcular a quantidade de recursos que as empresas utilizam para chegar a um produto ou serviço final.

Esses indicadores funcionam em três partes: primeiro, determina-se um padrão para o que será avaliado. Em seguida, analisa-se qual foi o resultado obtido ao se realizar esse mesmo processo. No final de tudo, as duas etapas anteriores são comparadas detalhadamente: o padrão buscado, e o resultado que efetivamente foi alcançado

Tome conhecimento sobre tudo o que acontece na sua empresa

Um ponto interessante a ser destacado é que os indicadores de produtividade não são apresentados em números percentuais, como é de praxe no mundo dos negócios, mas como o quociente entre o cálculo de recursos aplicados e o quanto de saídas foram produzidas.

Por esta razão, é fundamental a identificação e documentação detalhada, por parte dos gestores e seus funcionários envolvidos, de todos os recursos e saídas quem têm relação com que se deseja avaliar. Caso isso não seja feito, os resultados não serão coerentes e todo o trabalho de desenvolvimento pode ser feito em vão.

Calcular os indicadores de produtividade fica mais fácil ao se utilizar de BPM

É importante saber que fazer uso de BPM é fundamental, pois ela ajuda a conhecer, estudar e administrar melhor os processos da sua empresa, pois fazem parte das técnicas de BPM o monitoramento, mapeamento, controle e a automação dos processos de negócios. E a DM Consultoria, líder em gestão de processos, pode te ajudar nisso. Entre em contato conosco e marque uma reunião. A sua empresa agradece.

Principais indicadores de desempenho de processos (KPI)

Os indicadores de desempenho de processos, que também são chamados de KPI (Key Performance Indicator), tem como principal função mensurar o desempenho das tarefas e determinar se a empresa tem conseguido ou não atingir seus objetivos e metas.

Geralmente, estes indicadores são medidos através de um índice (comumente representados por números) que avalia o andamento do processo como um todo ou parcialmente. Também existem os indicadores de desempenho estratégico, que verificam se os objetivos estratégicos (determinados pela alta direção) estão sendo conquistados.

Conheça os tipos de indicadores de desempenho de processos

Ao todo, existem 10 tipos de KPIs que todo gestor precisa conhecer. Vamos expô-los e explicar um pouco no que consiste cada um deles a seguir.

Indicadores de eficácia

Considerando que a eficácia é a relação entre os resultados alcançados e/ou pretendidos, podemos dizer que o maior foco dos indicadores de eficácia é o produto, o resultado obtido e os lucros que vêm deles. Ou seja, ele mede a melhor forma de agir visando as consequências para a empresa.

Indicadores de eficiência

Os indicadores de eficiência têm como objetivo a redução de custos, mensurando todos os recursos aplicados, já que, no seu sentido mais puro, a eficiência consiste em fazer da melhor maneira sem utilizar muitos recursos.

Indicadores de qualidade

Este indicador define a relação entre tudo o que foi produzido e as saídas sem nenhum defeito ou conformidade. Por exemplo: uma empresa de pregos produz cerca de 980 mil unidades por mês adequadas ao uso de uma produção total de 1 milhão, então a porcentagem de qualidade é de 98%.

Indicadores de produtividade

Aqui, o gestor entende a relação entre os recursos utilizados para determinado trabalho e as saídas geradas por ele. Exemplo: um designer de uma agência consegue montar quatro peças em uma hora de trabalho, enquanto outro monta apenas duas, de igual dificuldade e no mesmo período. Isso significa que o primeiro é mais produtivo.

Indicadores de capacidade

Os indicadores de capacidade medem o tempo de produção versus a quantidade de produtos. Exemplo: uma fábrica de cadeiras produz 10 mil unidades por mês.

Indicadores de lucratividade

Não é muito difícil entender que os indicadores de lucratividade medem a relação percentual entre a totalidade das vendas e o lucro. Se numa empresa forem vendidos 400 mil reais em produtos e o lucro for de 40 mil, significa que a lucratividade gira em torno dos 10%.

Indicadores de rentabilidade

Os indicadores de rentabilidade analisam a porcentagem entre o investimento feito e o lucro. Neste cenário, temos uma empresa que investe cerca de 500 mil reais e tem 100 mil de lucro, portanto, ela apresenta uma rentabilidade de 20%.

Indicadores de competitividade

Como o próprio nome já sugere, o indicador de competitividade tem como principal objetivo mensurar a relação da empresa com as concorrentes diretas.

Indicadores de valor

Indica a relação entre o valor percebido ao receber algo ou um produto e o valor real despendido para o seu recebimento.

Indicadores de efetividade

Nesse caso, são verificados os resultados da conjugação entre eficácia e eficiência, citadas anteriormente.

Por que os indicadores de desempenho de processos são importantes

Os KPIs são imprescindíveis, pois controlam as atividades da corporação, rastreando e seguindo o andamento do processo, colhendo informações importantes e tornando-as acessíveis aos gestores. Desta forma, eles podem estudá-las, tomar as melhores decisões e garantir resultados positivos.

Entenda melhor como implementar os indicadores de desempenho na sua empresa com a ajuda da DM Consultoria, líder em gestão de processos. Agende uma reunião ou peça um orçamento com apenas alguns cliques!

O que é gestão de processos?

Entende-se por gestão de processos o mapeamento das atividades cotidianas de uma empresa, mas a verdade é que seu objetivo é bem maior que isso e envolve proporcionar uma melhora significativa em todos os setores, incluindo e privilegiando as áreas operacional e financeira.

Para alcançar esse objetivo, é implantada uma metodologia que consegue gerenciar, de forma inteligente, todas as atividades por meio da gestão de processos, que foca, principalmente, nos resultados. Outro fator importante é que esse modelo visa diversas melhorias voltados à evolução e à redução de custos.

Os resultados são garantidos e a grande comprovação vem através dos indicadores de performance, que monitoram e controlam o negócio de dentro e por completo.

Os benefícios da gestão de processos

Como já vimos, muitas corporações utilizam a gestão de processos para rever, melhorar e estruturar a empresa como um todo. Para tanto, algumas estratégias, em grande maioria abrangentes e sistemáticas, são escolhidas para garantir a participação de todos os envolvidos. Confira os principais benefícios da gestão de processos:

  • enfoque no que interessa de fato na companhia;
  • implementação de estratégias organizacionais;
  • confere agilidade às atividades, ajudando na simplicidade e flexibilidade do negócio;
  • facilita o trabalho dos gestores através dos indicadores de desempenho;
  • cria e aplica abordagens diferenciadas;
  • auxilia a gestão de conhecimento do negócio, além de suas competências.

Como fazer com que essa abordagem seja eficiente

Partindo da premissa de que a abordagem de gestão de processos seja eficiente e também eficaz, de acordo com as atividades conduzidas, deduzimos que é necessária total interação de todos os processos com a meta de transformar o que entra na empresa em produtos de saída. Vale lembrar que a saída de um processo pode ou não significar a entrada de outro.

A sincronia dos processos de interação resulta em produtos de qualidade. Desde a entrada, onde são verificados os requisitos, chegando aos processos, em que se agregam valores, até a saída, que é o produto final.

Existem algumas questões-chave que permitem que a abordagem seja estabelecida dentro da corporação com sucesso e consistência, como conhecer o negócio e saber se todo ele funciona por processo; conhecer clientes e fornecedores; colaboradores cientes de suas tarefas; entender todos os resultados estabelecidos, desejados e divulgados.

A DM Consultoria é líder em soluções para gestão de processos e podemos lhe ajudar a entender mais sobre o exclusivo software WiseIt. Marque sua reunião!

Entre em contato

O diagnóstico organizacional é o primeiro passo para otimizar negócios

O processo de consultoria possui diversas etapas, mas, com certeza, a primeira delas é o diagnóstico organizacional, que também é capaz de auxiliar até uma simples assistência a assuntos técnicos. Ele oferece soluções precisas para o desenvolvimento e para o aprimoramento da companhia, fazendo com que o alcance seja satisfatório e proporcional em relação à eficiência.

Com essa descrição, pode-se abrir margens para pensar que o diagnóstico empresarial é um dos pilares da organização. Pelo contrário, trata-se apenas de um instrumento simples de coleta de informações, analisando externa e internamente. Ele é responsável por definir o perfil dos envolvidos e garantir a aplicação de ferramentas a todos os problemas identificados. Por isso, mesmo que seja simples, é preciso se ter cuidado ao realizá-lo.

Qual é o objetivo do diagnóstico organizacional

Em geral, o objetivo desta ferramenta é mostrar o quadro real e confiável de determinadas situação da empresa. A partir disso, é possível traçar realidades que levem segurança a metas que a empresa pretender bater.

Vale ressaltar que nada disso é válido se não houver um conhecimento em relação ao ambiente corporativo, pois tudo o que o gestor souber sobre a companhia será levado em consideração no momento da elaboração das estratégias de ação, assim como na intervenção do ambiente.

Como colocar o diagnóstico organizacional em prática

Muitos gestores precisam de ajuda de terceiros na hora de realizar o diagnóstico e colocá-lo em prática, o que requer a contratação de uma empresa de consultoria empresarial, garantindo total isenção nos resultados na avaliação.

O diagnóstico empresarial é feito através de um método que analisa a força, a fraqueza, a oportunidade e a ameaça de determinada empresa em relação ao mercado. Internamente, são verificados os pontos positivos e fortes, o que precisa de aprimoramento, o que pode ser limado ou melhorados e também os pontos fortes.

A DM Consultoria pode lhe ajudar a resolver os problemas de sua empresa com seu software de gestão de processos. Dê uma olhada nos nossos cases de sucesso e agende sua reunião!

Entre em contato

Entenda melhor o que é planejamento estratégico

Todo administrador precisa entender o conceito de planejamento estratégico, pois ele é um dos instrumentos mais importantes na empresa, já que consiste num processo de gerenciamento persistente e contínuo em que os gestores determinam os parâmetros seguidos pela companhia, a longo ou a curto prazo.

Logo depois de definidos tais parâmetros, o planejamento estratégico também fica responsável por analisar as diretrizes diárias da empresa, além de buscar e fornecer aos gestores informações para auxiliar na tomada das melhores decisões para a corporação.

Como realizar e estabelecer o planejamento estratégico

A melhor forma de garantir um planejamento estratégico eficaz é se adiantar ao mercado, fazer previsões das tendências, focar nos objetivos, nas questões operacionais e na eficiência da empresa. O administrador se torna uma espécie de bombeiro que apaga os incêndios toda vez que um novo problema surge, mesmo que ele seja bem pequeno, além de sempre buscar a origem dele.

O próximo passo do gestor é estabelecer o planejamento e, para isso, são necessárias algumas providências básicas.

Entenda que toda empresa precisa de uma missão corporativa

Missão corporativa nada mais é que a razão de existir da companhia. Nela são definidos pontos como valores da empresa, perfil dos clientes, o que a empresa pode oferecer a eles, entre outras coisas. Esse é o primeiro passo para começar a estabelecer um planejamento estratégico totalmente eficaz.

Analise a situação da empresa como um todo

A segunda providência a ser tomada é analisar a situação da companhia como um todo, afinal, não se pode buscar objetivos que estejam fora do alcance para a empresa naquele momento. Isso ajuda a tomar decisões com segurança.

É necessário avaliar externamente, entendendo o mercado, bem como a concorrência, o que faz toda a diferença. Já com uma análise interna, os gestores precisam determinar os ativos patrimoniais através da implementação da gestão patrimonial. Quanto maior a companhia, maior será a determinação desses ativos.

Defina os objetivos da empresa precisamente

O terceiro passo é traçar os objetivos da empresa, focando naqueles que a empresa poderá alcançar, mas tomando cuidado para não desperdiçar todo o potencial da companhia com metas medíocres.

Crie as estratégias

O quarto passo é partir para ação! Esse é o momento em que os administradores irão planejar e atribuir as tarefas a todos os envolvidos, sempre focando no cumprimento das metas. Se o planejamento foi bem feito, juntamente com a análise de mercado, com a definição de objetivos reais e com a adoção de boas estratégias, com certeza o sucesso é garantido.

Se quiser ter 100% de certeza, recorra ao software de gestão de processos WiseIt da DM consultoria. Saiba mais agendando sua reunião!