5 Passos para concluir a otimização de processos da sua empresa

5 Passos para concluir a otimização de processos da sua empresa

Acredita-se que o maior desafio das corporações nos dias atuais é fazer a produção aumentar e os gastos diminuírem. Para que o crescimento seja significativo, as empresas precisam encontrar meios de melhorar seus processos para que estes objetivos sejam alcançados com consciência e planejamento.
Entretanto, não adianta um alto investimento de recursos e tempo, assim como não importa quantas ferramentas e tecnologias sejam usadas, se não houver um processo eficiente, os resultados não se mantêm de forma contínua. Por isso a otimização de processos é muito importante.

O que é otimização de processos?

A otimização de processos é uma etapa cujo maior propósito é reduzir ou eliminar qualquer gasto desnecessário, seja de tempo ou de dinheiro, além de diminuir o índice de erros. Assim, atinge-se o objetivo real num período bem menor. Saber para o que serve a otimização não é o mais importante, é preciso entender quais são os passos para se chegar a este fim e isso veremos a seguir.

1 – Identificação

A primeira coisa a se fazer é identificar qual é o melhor tipo de otimização de processos para o seu negócio, averiguando qual processo custa mais que o necessário e lhe traz mais dores de cabeça ou insatisfação com os clientes ou consumidores. Depois, determine qual é o real foco dele através de perguntas simples como:

  • Qual o começo e o fim deste processo?
  • Ele possui um objetivo final? Qual?
  • Quais os resultados esperados?
  • Quantos e quais colaboradores e setores estão envolvidos?
  • O processo engloba quais atividades?
  • Que tipo de informação circula entre os passos?

2 – Reformulação

Respondidas estas questões básicas, chegou a hora de fazer um mapeamento levando em consideração a maneira pela qual os processos são realizados e como a fluidez deles se darão. Para isso, temos mais uma sessão de perguntas, para você e sua equipe:

  • Como acontece a condução deste processo?
  • Dá para melhorar?
  • Quanto material (se houver) é utilizado?
  • Qual é a estimativa de tempo para que o processo seja finalizado?
  • Há retrabalho? Quanto tempo gasto nele?
  • Se houver, em que etapa o processo se paralisa?

Cada um desses detalhes são de extrema importância e por isso é imprescindível ter uma visão micro e macro de todas as etapas do processo. Através deste exercício, você consegue mensurar quais são as tarefas dispensáveis.

3 – Implementação

Depois de verificar todas as possibilidades de mudança e de conhecer a fundo o processo como um todo, você consegue determinar quais setores precisam de uma melhoria drástica. Então, chega a hora de implementar o processo de forma otimizada.
Os objetivos da otimização devem ser adotados por todos os envolvidos, que devem checar os resultados, reunir as informações necessárias e conferir se as evoluções são ou não positivas. Caso o time não se adapte e as coisas não saiam como o planejado, o que é possível, o processo deve ser retomado do zero.

4 – Automatização

Todos os processos que foram testados e aprovados devem ser automatizados para que haja uma redução significativa de gastos, prevenção de erros, extinção de desperdícios e aumento da produtividade. Não fazer isso é insistir na mesma receita de bolo e esperar que os resultados sejam diferentes. Automatização é uma das principais chaves para o sucesso da sua empresa!

5 – Monitoramento constante

Durante todas as etapas, o monitoramento é a ação mais importante de todas, mesmo depois da automatização, que apresentará, também, novos pontos de melhoria. Com o acompanhamento diário, você consegue identificá-los, reformulá-los, implementar outra otimização, automatizá-lo e assim por diante.

Uma empresa de consultoria pode lhe ajudar

Qualquer gerenciamento de processos é cíclico, ou seja, não basta ser realizado apenas uma vez, pois as soluções serão temporárias. Isso deve estar embutido na cultura da corporação e contribuir para a motivação de funcionários e satisfação dos clientes.
Contudo, sabemos que na maioria das vezes o processo é lento e difícil, mas a DM Consultoria oferece as melhores soluções em otimização e gestão de processos e pode lhe ajudar com o que a sua empresa precisar. Agende uma reunião e conheça melhor o nosso trabalho!

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